Whistleblowing System

Whistleblowing System (WBS) merupakan suatu sistem pelaporan pelanggaran yang mengedepankan prinsip transparansi dengan memberikan jaminan keamanan bagi pelapor dan dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam suatu Perseroan sehingga menjadi media yang efektif untuk membantu mengungkap adanya kejadian Fraud atau kecurangan.

Dalam penerapannya, Manajemen mengharuskan setiap lini unit bisnis untuk secara konsisten menjalankan fungsi pengawasan melekat dan berjenjang, serta menetapkan kebijakan dengan membuka saluran pengaduan yang dapat didayagunakan sebagai early warning untuk dapat dilakukan langkah-langkah penyempurnaan sistem pengendalian internal. Hal yang diatur melalui mekanisme ini mencakup proses pelaporan, tindak lanjut atas pelaporan, proses komunikasi dan program perlindungan bagi Whistleblower.

Perseroan telah memiliki sistem Whistleblowing System (WBS) terintegrasi pada website Perseroan untuk pelaporan yakni pada tautan wbs.simasfinance.co.id. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pelapor dalam menyampaikan laporan pelanggaran yang ditemukan. Selain itu, melalui sistem ini, proses pengarsipan data laporan sistem Whistleblowing System (WBS) akan lebih mudah dilakukan.

• Jenis Pengaduan Yang Dapat Dilaporkan
  Jenis pengaduan yang dapat disampaikan melalui mekanisme Whistleblowing System antara lain terkait pelanggaran atas hukum atau peraturan yang berlaku, fraud atau pencurian, memalsukan atau menyembunyikan catatan keuangan, memalsukan atau menyembunyikan informasi manajemen non-financial dan perilaku tidak etis. 
• Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran
  Kebijakan Pengaduan Pelanggaran yang disusun dimaksudkan untuk mengelola dan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi antara lain terkait dengan kerugian Perseroan secara finansial maupun reputasi Perseroan yang bersifat negatif. Pengaduan pelanggaran dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan, melalui email ke fungsi Internal Audit. 
• Penanganan Pelaporan Pengaduan
  Pengaduan dari pihak ketiga dan/atau dari karyawan harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan GCG. Pengaduan harus disampaikan oleh pelapor dengan rasa tanggung jawab dan bukan bersifat fitnah yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang. Oleh sebab itu, setiap informasi/laporan yang diterima dengan lampiran bukti-bukti akan ditangani dan ditindaklanjuti secara profesional, termasuk namun tidak terbatas dengan menugaskan Tim Audit untuk melakukan investigasi/observasi kebenaran informasi yang dilaporkan tersebut apabila dianggap perlu. Pelaporan dapat disampaikan langsung oleh karyawan melalui media surat tertutup, email kepada Direksi dan Audit Internal.
• Perlindungan Bagi Whistleblowing System
  Untuk mendukung penerapan GCG dan bentuk perlindungan terhadap pelapor, Perseroan berkewajiban untuk merahasiakan identitas pelapor, sehingga karyawan mendapatkan kebebasan untuk melaporkan adanya tindakan penyimpangan/pelanggaran. Manajemen akan memberikan penghargaan kepada karyawan yang memberikan pengaduan penyimpangan/ pelanggaran, apabila pengaduan yang disampaikan terbukti benar. 
• Penanganan Pengaduan
  Tindak lanjut laporan yang disampaikan oleh Whistleblower dan mekanisme penanganannya dilakukan oleh Fraud Detection Investigation and Litigation Team (FDILT), dimana di dalam tim penanganan kasus Fraud ini diketuai oleh Direktur dengan susunan anggota yang melibatkan Unit Kerja SKAI, Legal dan HRD. Masing- masing Unit Kerja memiliki tugas dan tanggung jawab yang telah diatur secara jelas, mulai dari tahapan melakukan deteksi awal sampai dengan penyelesaian atas kasus Fraud ataupun penyimpangan lainnya. 
• Pihak Pengelola Pengaduan
  Untuk memastikan bahwa setiap pelaporan ditangani sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka pengelolaan pengaduan dilakukan dengan melibatkan unit kerja. Manajemen juga telah menunjuk SKAI sebagai unit atau fungsi yang bertugas menangani penerapan dari Kebijakan Anti-Fraud Management. 
• Output dari Penanganan Pengaduan
  Hasil dari penanganan pengaduan disampaikan oleh Fraud Detection kepada Manajemen yang memuat kesimpulan dari hasil penanganan, serta rekomendasi perbaikan sistem pengendalian internal yang masih dinilai terdapat kelemahan dan juga rekomendasi pemberian sanksi atas petugas-petugas terkait kelemahan yang ditimbulkan. Penanganan dari kasus yang dilaporkan dimaksudkan dalam rangka untuk memperkuat sistem pengendalian intern, serta memotivasi seluruh pihak/ karyawan untuk menghindari kegiatan/transaksi yang dapat berpotensi/berakibat merugikan Perseroan atau dapat menganggu Perseroan beroperasi secara aman.